Due compliance är en viktig del av att följa regler och undvika risker, oavsett om du driver ett företag eller arbetar med ekonomi, juridik eller försäkringar. Det handlar om att ha rätt rutiner för att efterleva lagar och riktlinjer – helt enkelt att visa att du tar ansvar. Här får du veta vad due compliance innebär, varför det är så avgörande och hur du kan använda det i praktiken.

Vad innebär due compliance?

Due compliance betyder i grunden att du har tillräckliga kontroller, processer och dokumentation för att visa att din verksamhet följer relevanta lagar och regelverk. Det kan handla om allt från ekonomiska kontroller till arbetsmiljö, datasäkerhet eller skattefrågor.

Det är inte bara stora företag som behöver bry sig – även mindre bolag och enskilda företagare kan behöva ha koll. Har du till exempel en konsultverksamhet inom finans, måste du kunna visa att du kontrollerar kundernas identitet och syftet med deras transaktioner. Det kallas ibland även för ”compliance management” – alltså att du styr och kontrollerar hur regler efterlevs.

När behöver du tänka på due compliance?

Du behöver arbeta med due compliance när du:

• Hanterar stora pengar, finansiella produkter eller försäkringar
• Arbetar med personuppgifter eller känslig information
• Har skyldighet att följa exempelvis GDPR, penningtvättslagen eller arbetsmiljölagen

Om du är i någon av dessa branscher är det extra viktigt:

• Bank och finans
• Juridisk rådgivning
• Redovisning och revision
• Bygg och säkerhet
• Hälsa och sjukvård

Det betyder inte att andra branscher slipper undan, men dessa har ofta högre krav och tätare granskning.

Så bygger du ett bra system för due compliance

Att uppfylla kraven kräver struktur. Du behöver rutiner, utbildning, dokumentation och kontroll. Här är några konkreta steg du kan börja med:

• Identifiera vilka lagar och regler som gäller för din verksamhet
• Sätt upp interna riktlinjer och policies som är lätta att följa
• Utbilda dina medarbetare om vad som gäller
• Kontrollera att rutiner följs genom regelbunden uppföljning
• Dokumentera vad du gör, hur du gör det och varför

Ju mer strukturerat du arbetar, desto enklare blir det att visa att du faktiskt följer reglerna om du blir granskad.

Skillnaden mellan due diligence och due compliance

De två begreppen blandas ofta ihop, men betyder olika saker:

Due diligence

Detta handlar om att granska ett företag eller en person inför exempelvis ett företagsköp eller ett nytt samarbete. Man vill försäkra sig om att allt stämmer – från ekonomi till avtal och skulder.

Due compliance

Här fokuserar man på att följa regler och visa att man har bra kontroll internt. Det är mer av ett löpande arbete som handlar om hur du styr din verksamhet.

Båda delarna är viktiga, men due compliance är något du behöver jobba med hela tiden, inte bara vid ett specifikt tillfälle.

Så dokumenterar du arbetet med due compliance

Att kunna visa upp dokumentation är en kärnfråga när det gäller efterlevnad. Det räcker inte att ”tro att man gör rätt” – du måste kunna visa hur du gör det. Här kan du till exempel skapa:

• Policydokument och riktlinjer
• Loggar över kontroller och uppföljningar
• Riskbedömningar och åtgärdsplaner
• Interna utbildningsmaterial

Allt detta blir tillsammans ett slags bevis på att du faktiskt har tänkt efter och agerat. Har du ingen dokumentation, då har du egentligen heller inget system för due compliance.

Hur påverkar digitaliseringen due compliance?

Med digitala verktyg går det att automatisera mycket av compliancearbetet, vilket både sparar tid och ökar säkerheten. Det kan handla om allt från digitala checklistor till avancerade system som övervakar transaktioner och slår larm vid avvikelser.

Några fördelar med digitalisering:

• Du minskar risken för manuella fel
• Du får bättre översikt och historik
• Du kan automatisera påminnelser och rapportering

Men kom ihåg att system aldrig ersätter ansvar – du behöver fortfarande förstå regelverken och ha kontroll över hur du använder verktygen.

Vem ansvarar för due compliance i ett företag?

Alla i företaget har ett ansvar, men det yttersta ligger alltid hos ledningen. Chefer och styrelse måste se till att det finns resurser, rutiner och kontrollmekanismer. I större organisationer finns ofta en särskild compliance officer – en person vars jobb är att se till att regler följs.

Även om du är ensamföretagare gäller samma princip. Det är du som ansvarar för att du följer lagen, även om ingen annan tittar på. Därför är det klokt att redan från start bygga upp ett smart system för due compliance.